ERP (Enterprise Resource Planning)
แนวคิดของการพัฒนาระบบการบริหารการผลิตรวม แนวคิด ERP เริ่มในยุคปี ค.ศ. 1990 ที่ประเทศสหรัฐอเมริกา จุดกำเนิดเริ่มแรกของ ERP มาจากแนวคิดของการพัฒนาระบบการบริหารการผลิตรวม (Material Requirement Resource Planning / Manufacturing Resource Planning, MRP System) ของอุตสาหกรรมการผลิตในอเมริกา โดยคำว่า ERP และแนวคิดของ ERP นั้นก็พัฒนามาจาก MRP ในที่นี้จะทำการอธิบาย ความเป็นมาของ MRP โดยย่อว่ามีความเป็นมาอย่างไร และทำไมจึงพัฒนามาเป็น ERP ได้ ซึ่งจะช่วยให้สามารถเข้าใจความหมายของ ERP ได้ดียิ่งขึ้น และตัวแนวคิด ERP เองก็ยังมีวิวัฒนาการอยู่ จาก ERP ก็จะเป็น Extended ERP และจะพัฒนาไปเป็น Next Generation ERP ต่อไปในอนาคต
1. กำเนิดของ MRP แนวคิดMRPเกิดขึ้นครั้งแรกที่อเมริกาในยุคต้นของ ทศวรรษ 1960 ในช่วงแรก MRP ย่อมาจาก Material Requirement Planning (การวางแผนความต้องการวัสดุ) เป็นวิธีการในการหาชนิดและจำนวนวัสดุที่ต้องใช้ในการผลิตตามตารางเวลาและจำนวนสินค้าที่ได้วางแผนโดย MPS (Master Production Schedule)
2. Closed Loop MRP ย่างเข้ายุคปี ค.ศ. 1970 MRP ได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถในการป้อนกลับข้อมูลการผลิตจริงใน shop floor นอกจากนั้นยังเพิ่มแนวคิดเรื่อง การวางแผนความต้องการกำลังการผลิต (Capacity Requirement Planning)
3. การพัฒนาไปสู่ MRP II จากความสำเร็จของ Closed Loop MRP ก็เกิดการพัฒนาต่อยอดขึ้นเป็น MRP II ในยุคปี ค.ศ. 1980 (โดย MRP ใหม่นี้ย่อมาจาก Manufacturing Resource Planning) ซึ่งได้รวมการวางแผนและบริหารทรัพยากรการผลิตอื่นๆ นอกจากการวางแผนและควบคุมกำลังการผลิต และวัตถุดิบการผลิต เข้าไปในระบบด้วย
4. จาก MRP II ไปเป็น ERP MRP II เป็นแนวคิดที่ใช้ในอุตสาหกรรมการผลิต ERP ได้ขยายแนวคิดของ MRP II ให้สามารถใช้ได้ทั้งองค์กรของธุรกิจที่หลากหลาย โดยการรวมระบบงานหลักทุกอย่างในองค์กรเข้ามาเป็นระบบเดียวกันลักษณะของ ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) สามารถจัดการ Transaction Cycle ได้หมดดังนี้
- Expenditure
- Conversion
- Revenue
- Financial
ERP เป็น Software ที่ใช้ในการ Manage ได้ทั้งองค์กร โดยที่มี common Database เก็บข้อมูลทุกอย่างไว้ที่เดียวกัน เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนของข้อมูล ทำให้มีประสิทธิภาพ มีการ Share ข้อมูลสูงสุด โดยแต่ละส่วนสามารถดึงข้อมูลส่วนกลางที่ตัวเองสนใจมาวิเคราะห์ได้ และ สามารถที่จะ Integrate ได้หมดไม่ว่าจะเป็น Marketing Manufacturing Accounting และ Staffing
ก่อนที่จะมีระบบ ERP นั้น เดิมในวงการอุตสาหกรรมประมาณช่วงทศวรรษ 1960 ได้มีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตทางด้านการคำนวณความต้องการวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต หรือที่เรียกเป็นทางการว่าระบบ Material Requirement Planning ( MRP ) ก็คือเราจะใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารและจัดการในส่วนของวัตถุดิบหรือ Material ที่ใช้ในการผลิตเท่านั้น ต่อมาในช่วงประมาณทศวรรษ 1970 ระบบการผลิตในอุตสาหกรรมมีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้นจึงมีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตในด้านของเครื่องจักร ( Machine ) และส่วนของเรื่องการเงิน ( Money ) นอกเหนือไปจากส่วนของวัตถุดิบ ซึ่งเราจะเรียกระบบงานเช่นนี้ว่า Manufacturing Resource Planning ( MRP II )
จากจุดนี้เราพอจะมองเห็นภาพคร่าวๆ ของการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารงานในอุตสาหกรรมได้ ดังที่มีผู้เชี่ยวชาญทางด้านการจัดการหลายท่านได้กล่าวไว้ว่า ระบบ MRP นั้นจะเข้ามาช่วยในการจัดการทางด้าน Material ส่วนระบบ MRP II นั้นจะเข้ามาช่วยในการจัดการใน M อีกสองตัวนอกเหนือจาก Material ก็คือ Machine และ Money ซึ่งระบบ MRP II ที่ชื่อ TIMS ของประเทศนิวซีแลนด์ จะมีเมนูหลักของ Module 3 Modules หลักด้วยกันคือ Financial Accounting , Distribution และ Manufacturing และใน Module ของ Manufacturing จะมีส่วนของ MRP รวมอยู่ด้วย
จะเห็นได้ว่าในการนำเอาระบบ MRP II เข้ามาช่วยในองค์กรหนึ่งๆ นั้น จะยังไม่สามารถซัพพอร์ตการทำงานทั้งหมดในองค์กรได้ นี่จึงเป็นที่มาของระบบ ERP ซึ่งจะรวมเอาส่วนของ M ตัวสุดท้ายก็คือ Manpower เข้าไปไว้ในส่วนของระบบงานที่เรียกตัวเองว่า ERP นั่นเอง ดังนั้นระบบ ERP จึงเป็นระบบที่ใช้ในการบริหารงานทรัพยากรทั้งหมดในองค์กร ( Enterprise Wide ) หรือกล่าวอีกอย่างหนึ่งก็คือ ระบบ ERP จะเป็นระบบที่ใช้ในการจัดการ 4 M ซึ่งจะประกอบไปด้วย Material , Machine , Money และ Manpower นั่นเอง ดังนั้นถ้าไปดูที่เมนูหลักของระบบ ERP จะพบว่ามีเมนูของทั้ง MRP และ MRP II รวมอยู่ด้วยเพราะ ERP มีต้นกำเนิดมาจากระบบ MRP และ MRP II นั่นเอง
ERP จะเน้นให้ทำ Business Reengineering เพื่อปรับปรุงระบบให้เข้ากับ ERP ซึ่งจะแบ่ง Function Area เป็น 4 ส่วนหลักๆ คือ
1. Marketing Sales
2. Production And Materials Management
3. Accounting And Finance
4. Human Resource
แต่ละส่วนจะมี Business Process อยู่ในนั้น ซึ่งจะมีหลาย Business Activity มาประกอบกัน เช่น activity การออก Invoice เป็น Activity แต่ละ Activity จะไปต่อเนื่องกันหลายๆอันออกไปจนกลายเป็น Process ที่เรียกว่า “Computer Order management” ซึ่งจะไปเกี่ยวข้องกับ Functional Area ที่เรียกว่า “Marketing And Sale” Concept หลักๆของ ERP คือ เอาทุกข้อมูลของแต่ละแผนกมา Integrate กัน เพื่อ Share ข้อมูลกัน
1. กำเนิดของ MRP แนวคิดMRPเกิดขึ้นครั้งแรกที่อเมริกาในยุคต้นของ ทศวรรษ 1960 ในช่วงแรก MRP ย่อมาจาก Material Requirement Planning (การวางแผนความต้องการวัสดุ) เป็นวิธีการในการหาชนิดและจำนวนวัสดุที่ต้องใช้ในการผลิตตามตารางเวลาและจำนวนสินค้าที่ได้วางแผนโดย MPS (Master Production Schedule)
2. Closed Loop MRP ย่างเข้ายุคปี ค.ศ. 1970 MRP ได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถในการป้อนกลับข้อมูลการผลิตจริงใน shop floor นอกจากนั้นยังเพิ่มแนวคิดเรื่อง การวางแผนความต้องการกำลังการผลิต (Capacity Requirement Planning)
3. การพัฒนาไปสู่ MRP II จากความสำเร็จของ Closed Loop MRP ก็เกิดการพัฒนาต่อยอดขึ้นเป็น MRP II ในยุคปี ค.ศ. 1980 (โดย MRP ใหม่นี้ย่อมาจาก Manufacturing Resource Planning) ซึ่งได้รวมการวางแผนและบริหารทรัพยากรการผลิตอื่นๆ นอกจากการวางแผนและควบคุมกำลังการผลิต และวัตถุดิบการผลิต เข้าไปในระบบด้วย
4. จาก MRP II ไปเป็น ERP MRP II เป็นแนวคิดที่ใช้ในอุตสาหกรรมการผลิต ERP ได้ขยายแนวคิดของ MRP II ให้สามารถใช้ได้ทั้งองค์กรของธุรกิจที่หลากหลาย โดยการรวมระบบงานหลักทุกอย่างในองค์กรเข้ามาเป็นระบบเดียวกันลักษณะของ ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) สามารถจัดการ Transaction Cycle ได้หมดดังนี้
- Expenditure
- Conversion
- Revenue
- Financial
ERP เป็น Software ที่ใช้ในการ Manage ได้ทั้งองค์กร โดยที่มี common Database เก็บข้อมูลทุกอย่างไว้ที่เดียวกัน เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนของข้อมูล ทำให้มีประสิทธิภาพ มีการ Share ข้อมูลสูงสุด โดยแต่ละส่วนสามารถดึงข้อมูลส่วนกลางที่ตัวเองสนใจมาวิเคราะห์ได้ และ สามารถที่จะ Integrate ได้หมดไม่ว่าจะเป็น Marketing Manufacturing Accounting และ Staffing
ก่อนที่จะมีระบบ ERP นั้น เดิมในวงการอุตสาหกรรมประมาณช่วงทศวรรษ 1960 ได้มีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตทางด้านการคำนวณความต้องการวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต หรือที่เรียกเป็นทางการว่าระบบ Material Requirement Planning ( MRP ) ก็คือเราจะใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารและจัดการในส่วนของวัตถุดิบหรือ Material ที่ใช้ในการผลิตเท่านั้น ต่อมาในช่วงประมาณทศวรรษ 1970 ระบบการผลิตในอุตสาหกรรมมีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้นจึงมีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตในด้านของเครื่องจักร ( Machine ) และส่วนของเรื่องการเงิน ( Money ) นอกเหนือไปจากส่วนของวัตถุดิบ ซึ่งเราจะเรียกระบบงานเช่นนี้ว่า Manufacturing Resource Planning ( MRP II )
จากจุดนี้เราพอจะมองเห็นภาพคร่าวๆ ของการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารงานในอุตสาหกรรมได้ ดังที่มีผู้เชี่ยวชาญทางด้านการจัดการหลายท่านได้กล่าวไว้ว่า ระบบ MRP นั้นจะเข้ามาช่วยในการจัดการทางด้าน Material ส่วนระบบ MRP II นั้นจะเข้ามาช่วยในการจัดการใน M อีกสองตัวนอกเหนือจาก Material ก็คือ Machine และ Money ซึ่งระบบ MRP II ที่ชื่อ TIMS ของประเทศนิวซีแลนด์ จะมีเมนูหลักของ Module 3 Modules หลักด้วยกันคือ Financial Accounting , Distribution และ Manufacturing และใน Module ของ Manufacturing จะมีส่วนของ MRP รวมอยู่ด้วย
จะเห็นได้ว่าในการนำเอาระบบ MRP II เข้ามาช่วยในองค์กรหนึ่งๆ นั้น จะยังไม่สามารถซัพพอร์ตการทำงานทั้งหมดในองค์กรได้ นี่จึงเป็นที่มาของระบบ ERP ซึ่งจะรวมเอาส่วนของ M ตัวสุดท้ายก็คือ Manpower เข้าไปไว้ในส่วนของระบบงานที่เรียกตัวเองว่า ERP นั่นเอง ดังนั้นระบบ ERP จึงเป็นระบบที่ใช้ในการบริหารงานทรัพยากรทั้งหมดในองค์กร ( Enterprise Wide ) หรือกล่าวอีกอย่างหนึ่งก็คือ ระบบ ERP จะเป็นระบบที่ใช้ในการจัดการ 4 M ซึ่งจะประกอบไปด้วย Material , Machine , Money และ Manpower นั่นเอง ดังนั้นถ้าไปดูที่เมนูหลักของระบบ ERP จะพบว่ามีเมนูของทั้ง MRP และ MRP II รวมอยู่ด้วยเพราะ ERP มีต้นกำเนิดมาจากระบบ MRP และ MRP II นั่นเอง
ERP จะเน้นให้ทำ Business Reengineering เพื่อปรับปรุงระบบให้เข้ากับ ERP ซึ่งจะแบ่ง Function Area เป็น 4 ส่วนหลักๆ คือ
1. Marketing Sales
2. Production And Materials Management
3. Accounting And Finance
4. Human Resource
แต่ละส่วนจะมี Business Process อยู่ในนั้น ซึ่งจะมีหลาย Business Activity มาประกอบกัน เช่น activity การออก Invoice เป็น Activity แต่ละ Activity จะไปต่อเนื่องกันหลายๆอันออกไปจนกลายเป็น Process ที่เรียกว่า “Computer Order management” ซึ่งจะไปเกี่ยวข้องกับ Functional Area ที่เรียกว่า “Marketing And Sale” Concept หลักๆของ ERP คือ เอาทุกข้อมูลของแต่ละแผนกมา Integrate กัน เพื่อ Share ข้อมูลกัน
ความหมาย Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning คือ การบริหารทรัพยากรขององค์กร ระบบการบริหารเพื่อวางแผนและจัดการทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดทั่วทั้งบริษัทของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยการเชื่อมโยงกระบวนการทางธุรกิจทุกขั้นตอน เข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบเพื่อมุ่งไปสู่ผลกำไรสูงสุดของบริษัท และที่สำคัญยังรวมถึงระบบการจัดการสินค้าคงคลังสำหรับอุตสาหกรรมอาหาร ERP จึงเป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กร อีกทั้งยังช่วยให้สามารถวางแผนการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององค์กรโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ERP จะช่วยทำให้การเชื่อมโยงทางแนวนอนระหว่างการจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต และการขายทำได้อย่างราบรื่น ผ่านข้ามกำแพงระหว่างแผนกและทำให้สามารถบริหารองค์รวมเพื่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุดเป็นการรวบรวมกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ตลอดจนเชื่อมโยงโปรแกรมประยุกต์ (Applications) ต่างๆ ของแต่ละส่วนงานเข้าเป็นระดับองค์กร (Enterprise) โดยมีข้อมูลที่จัดเก็บไว้เพียงแห่งเดียว
โครงสร้างการบริหารจัดการภายในองค์กร โดยปกติโครงสร้างการบริหารจัดการภายในองค์กรจะเป็นการแบ่งตามหน้าที่รับผิดชอบ ( Functional Organization ) เช่น แผนกบัญชี การเงิน แผนกการตลาด แผนกขาย แผนกการผลิต แผนกทรัพยากรบุคคล เป็นต้น ซึ่งการบริหารในแต่ละแผนกจะมีการบริหารจัดการระบบฐานข้อมูลต่าง ๆ แยกอิสระต่อกัน ต่างคนต่างเก็บข้อมูลของตนเองเพื่อที่จะครอบคลุมรูปแบบการทำงานพิเศษของแผนกนั้น ๆ โดยเฉพาะระยะหลังการเก็บข้อมูลและการจัดการฐานข้อมูลต่าง ๆ จะใช้ คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการ โดยมี Soft ware ที่เข้ามาช่วยจัดการเก็บข้อมูล ทำให้ผู้บริหารในแผนกต่าง ๆ สามารถบริหารและวางแผนงานได้สะดวกยิ่งขึ้น แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นตามมาคือในแต่ละแผนกต่างคนต่างเก็บข้อมูลใช้โปรแกรม Software แตกต่างกัน ผู้บริหารไม่สามารถที่จะพิจารณาภาพรวมขององค์กรทั้งหมดได้ เนื่องจากโปรแกรมการใช้งานของแต่ละแผนกไม่สามารถการเชื่อมต่อสื่อสารกับแผนกอื่น ๆ เพื่อให้แผนกอื่นที่เกี่ยวข้อง หรือที่ต้องทำงานต่อจากอีกแผนก ทำการตรวจสอบและวางแผนการทำงานได้ ทำให้องค์กรสูญเสียโอกาสในการทำกำไรเป็นจำนวนมาก ตัวอย่างเช่น ระบบรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ซึ่งโดยปกติ จะเริ่มในรูปแบบของกระดาษที่เดินทางจากตะกร้าของแผนกหนึ่งไปยังตะกร้าของอีกแผนกหนึ่งไปจนทั่วบริษัท ตลอดเส้นทางดังกล่าว มักจะต้องมีการพิมพ์ข้อมูล และคีย์ข้อมูลซ้ำลงในระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกที่แตกต่างกัน รูปแบบดังกล่าวทำให้เกิดความล่าช้า มีโอกาสสูญหายของใบสั่งซื้อ และการพิมพ์ข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ที่แตกต่างกันมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ในขณะเดียวกัน ไม่มีใครในองค์กรที่รู้สถานะของคำสั่งซื้อ ณ จุดนั้นจริงๆ เพราะไม่มีทางที่แผนกการเงินจะเข้าไปในระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกคลังสินค้าเพื่อดูว่าสินค้าถูกส่งออกไปหรือยังวิธีการเดียวที่จะทำได้คือโทรไปสอบถาม ดังนั้น องค์กรมีความจำเป็นที่ต้องการระบบการจัดการเชื่อมต่อสื่อสารกันระหว่างระบบฐานข้อมูลแต่ละแผนกเข้าด้วยกัน ERP จึงเป็นผสานฟังก์ชันเหล่านี้ทั้งหมดเข้าเป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์แบบอินทิเกรตตัวเดียวที่ทำงานบนฐานข้อมูลเดียว ดังนั้นแผนกแต่ละแผนกจะสามารถแชร์ข้อมูลและติดต่อสื่อสารระหว่างกันได้ง่ายขึ้น
ข้อดีของการรวมข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน เพื่อให้ข้อมูลเดียวกันสามารถใช้ร่วมกันทั้งองค์กรได้ เช่น เมื่อพูดถึงข้อมูลลูกค้า ทุกส่วนงานจะต้องเข้าใจว่าข้อมูลลูกค้านั้นมีที่มาจากแหล่งเดียวกันเท่านั้น การเปลี่ยนแปลงข้อมูลของลูกค้า ไม่ว่าจะเกิดจากส่วนงานไหน ส่วนงานอื่นๆ ที่ต้องนำข้อมูลลูกค้าไปใช้ จะต้องรับรู้ถึงการเปลี่ยนแปลงนั้นด้วย เป็นต้น ประโยชน์ที่ได้รับคือ กำจัดความซ้ำซ้อนของข้อมูล ลดการบำรุงรักษาระบบ ลดโอกาสที่ข้อมูลไม่ถูกต้องลง และลดแหล่งจัดเก็บข้อมูล
ปัจจุบัน ERP มีการพัฒนาไปสู่รูปแบบโปรแกรมสำเร็จรูป ERP ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์มาตรฐานที่รองรับการงานเพื่อให้ระบบ ERP สามารถได้รับการติดตั้งและใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น โรงงานอาหารแต่ละแห่งจะแบ่งออกเป็นแผนกต่างๆ อย่างเช่น แผนกผลิต แผนกคลังสินค้า แผนกจัดซื้อ และการเงิน ซึ่งจะมีระบบคอมพิวเตอร์สำหรับการทำงานของตนเองอยู่แล้ว โดยระบบแต่ละอย่างครอบคลุมรูปแบบการทำงานพิเศษของแผนกนั้นๆ แต่ระบบ ERP จะมีการควบรวมการทำงานแต่ละแผนกทั้งหมดเข้าเป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์แบบอินทิเกรตตัวเดียวที่ทำงานบนฐานข้อมูลเดียวดังนั้นแผนกแต่ละแผนกจะสามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน และติดต่อสื่อสารระหว่างกันได้ง่ายขึ้น
รูปแบบที่ อินทิเกรต กันนี้จะให้ประโยชน์มหาศาลถ้าองค์กรติดตั้งซอฟต์แวร์อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ซึ่งโดยปกติ จะเริ่มในรูปแบบของกระดาษที่เดินทางจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกหนึ่ง หรือไปจนทั่วโรงงาน ตลอดเส้นทางดังกล่าว มักจะต้องมีการพิมพ์ข้อมูล และคีย์ข้อมูลซ้ำลงในระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกที่แตกต่างกัน รูปแบบดังกล่าวทำให้เกิดความล่าช้า มีโอกาสสูญหายของใบสั่งงานต่างๆ และการพิมพ์ข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ที่แตกต่างกันมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ในขณะเดียวกัน ไม่มีใครในโรงงานรู้ถึงสถานะที่แท้จริงของสินค้าว่าอยู่ในขั้นตอนใด และจะเสร็จแน่นอนเมื่อไหร่ เช่น ฝ่ายขายจะไม่ทราบถึงวัน สถานการณ์ สั่งซื้อวัตถุดิบ หรือการตรวจสอบผลิตภัณฑ์ต่างๆ ที่อาจส่งผลต่อกำหนดเวลาส่งมอบของให้ลูกค้าได้ตลอด นอกจากการรอการประชุมหรือสรุปการผลิต
แต่ ERP จะให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทางธุรกิจด้วย ERP เมื่อฝ่ายขายรับคำสั่งซื้อจากลูกค้าจะต้องให้ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต่อการเติมคำสั่งซื้อให้สมบูรณ์ เช่น ประวัติการสั่งซื้อและอัตราเครดิตของลูกค้า ระดับสต็อกสินค้าของบริษัท และตารางเวลาขนส่งสินค้า เมื่อแผนกหนึ่งเสร็จงานกับคำสั่งซื้อนั้นแล้ว คำสั่งซื้อนั้นก็จะเดินทางอัตโนมัติผ่านระบบ ERP ไปยังแผนกถัดไปตลอดจนเข้าสู่กระบวนการผลิตเป็นสินค้า จัดเก็บ และจำหน่ายไปตามคำสั่งซื้อ และที่สำคัญระยะเวลาของสินค้าตั้งแต่วัตถุดิบจนเป็นผลิตภัณฑ์นั้นจะต้องได้รับการจัดสรรอย่างลงตัวอยู่เสมอ และเวลาส่วนใหญ่ของสินค้าจะถูกเก็บอยู่ในคลังสินค้า ไม่ว่าจะเป็นในรูปวัตถุดิบหรือผลิตภัณฑ์สำเร็จ
ข้อดีของการรวมข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน เพื่อให้ข้อมูลเดียวกันสามารถใช้ร่วมกันทั้งองค์กรได้ เช่น เมื่อพูดถึงข้อมูลลูกค้า ทุกส่วนงานจะต้องเข้าใจว่าข้อมูลลูกค้านั้นมีที่มาจากแหล่งเดียวกันเท่านั้น การเปลี่ยนแปลงข้อมูลของลูกค้า ไม่ว่าจะเกิดจากส่วนงานไหน ส่วนงานอื่นๆ ที่ต้องนำข้อมูลลูกค้าไปใช้ จะต้องรับรู้ถึงการเปลี่ยนแปลงนั้นด้วย เป็นต้น ประโยชน์ที่ได้รับคือ กำจัดความซ้ำซ้อนของข้อมูล ลดการบำรุงรักษาระบบ ลดโอกาสที่ข้อมูลไม่ถูกต้องลง และลดแหล่งจัดเก็บข้อมูล
ปัจจุบัน ERP มีการพัฒนาไปสู่รูปแบบโปรแกรมสำเร็จรูป ERP ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์มาตรฐานที่รองรับการงานเพื่อให้ระบบ ERP สามารถได้รับการติดตั้งและใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น โรงงานอาหารแต่ละแห่งจะแบ่งออกเป็นแผนกต่างๆ อย่างเช่น แผนกผลิต แผนกคลังสินค้า แผนกจัดซื้อ และการเงิน ซึ่งจะมีระบบคอมพิวเตอร์สำหรับการทำงานของตนเองอยู่แล้ว โดยระบบแต่ละอย่างครอบคลุมรูปแบบการทำงานพิเศษของแผนกนั้นๆ แต่ระบบ ERP จะมีการควบรวมการทำงานแต่ละแผนกทั้งหมดเข้าเป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์แบบอินทิเกรตตัวเดียวที่ทำงานบนฐานข้อมูลเดียวดังนั้นแผนกแต่ละแผนกจะสามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน และติดต่อสื่อสารระหว่างกันได้ง่ายขึ้น
รูปแบบที่ อินทิเกรต กันนี้จะให้ประโยชน์มหาศาลถ้าองค์กรติดตั้งซอฟต์แวร์อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ซึ่งโดยปกติ จะเริ่มในรูปแบบของกระดาษที่เดินทางจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกหนึ่ง หรือไปจนทั่วโรงงาน ตลอดเส้นทางดังกล่าว มักจะต้องมีการพิมพ์ข้อมูล และคีย์ข้อมูลซ้ำลงในระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกที่แตกต่างกัน รูปแบบดังกล่าวทำให้เกิดความล่าช้า มีโอกาสสูญหายของใบสั่งงานต่างๆ และการพิมพ์ข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ที่แตกต่างกันมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ในขณะเดียวกัน ไม่มีใครในโรงงานรู้ถึงสถานะที่แท้จริงของสินค้าว่าอยู่ในขั้นตอนใด และจะเสร็จแน่นอนเมื่อไหร่ เช่น ฝ่ายขายจะไม่ทราบถึงวัน สถานการณ์ สั่งซื้อวัตถุดิบ หรือการตรวจสอบผลิตภัณฑ์ต่างๆ ที่อาจส่งผลต่อกำหนดเวลาส่งมอบของให้ลูกค้าได้ตลอด นอกจากการรอการประชุมหรือสรุปการผลิต
แต่ ERP จะให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทางธุรกิจด้วย ERP เมื่อฝ่ายขายรับคำสั่งซื้อจากลูกค้าจะต้องให้ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต่อการเติมคำสั่งซื้อให้สมบูรณ์ เช่น ประวัติการสั่งซื้อและอัตราเครดิตของลูกค้า ระดับสต็อกสินค้าของบริษัท และตารางเวลาขนส่งสินค้า เมื่อแผนกหนึ่งเสร็จงานกับคำสั่งซื้อนั้นแล้ว คำสั่งซื้อนั้นก็จะเดินทางอัตโนมัติผ่านระบบ ERP ไปยังแผนกถัดไปตลอดจนเข้าสู่กระบวนการผลิตเป็นสินค้า จัดเก็บ และจำหน่ายไปตามคำสั่งซื้อ และที่สำคัญระยะเวลาของสินค้าตั้งแต่วัตถุดิบจนเป็นผลิตภัณฑ์นั้นจะต้องได้รับการจัดสรรอย่างลงตัวอยู่เสมอ และเวลาส่วนใหญ่ของสินค้าจะถูกเก็บอยู่ในคลังสินค้า ไม่ว่าจะเป็นในรูปวัตถุดิบหรือผลิตภัณฑ์สำเร็จ
ต้นทุนทางด้านการจัดเก็บวัตถุดิบและผลิตภัณฑ์ที่กลายเป็นสิ่งที่ถูกละเลยในอดีตนั้นได้รับความสนใจและให้ความสำคัญในการบริหารจัดการมากขึ้น รวมถึงใช้เครื่องมือการจัดการ หรือแม้กระทั่งการใช้ซอฟต์แวร์ ที่ช่วยในการจัดลำดับให้เป็นไปตามระบบ First In – First Out (FIFO) และทันต่อการผลิตหรือจัดส่งให้ถึงมือลูกค้าเมื่อในเวลาที่เหมาะสมที่สุด และเมื่อระบบ ERP ถูกนำมาใช้ในอุตสาหกรรมอาหารจึงไม่น่าแปลกใจว่าการจัดการสินค้าคงคลังได้เป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งในการใช้ ERP กับโรงงานอุตสาหกรรมอาหาร
ERP กับการแก้ปัญหาสินค้าคงคลัง ประโยชน์ของทางระบบ ERP ที่ได้รับการนำเสนอจากบริษัทวางระบบให้กับโรงงานนั้น ส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับการลดต้นทุน และลดข้อผิดพลาดในการทำงานในทุกส่วนงานของโรงงาน จนอาจกล่าวได้ว่าระบบ ERP เปรียบเหมือนหลังคาที่คลุมทั้งโรงงาน และอุดรอยรั่วต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ในด้านการแก้ปัญหาสินค้าคงคลังก็เช่นกัน ความผิดพลาดจากวัตถุดิบหรือผลิตภัณฑ์ตกค้างจะถูกแสดงผลขึ้นอย่างรวดเร็ว สามารถนำเข้าสู่กระบวนการแก้ไขได้อย่างทันท่วงที ในระบบ ERP จะมีการกำหนดรหัสสินค้าที่แน่นอน และสถานะของสินค้า รวมไปถึงรายละเอียดที่สำคัญเช่น ปลายทางที่จะส่งไป หรือรอบการผลิตต่างๆ และเมื่อมีการจำหน่ายออก หรือตัดยอดสินค้าคงคลัง ฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องก็จะสามารถรับทราบการเปลี่ยนแปลงทันที ในบางกรณีระบบสามารถคำนวณตำแหน่งการจัดวางสินค้าให้เหมาะสมต่อการเบิกจ่ายได้อีกด้วย จึงทำให้การควบคุมเป็นไปตามหลัก FIFO อย่างไรก็ตามความสามารถของระบบที่เพิ่มขึ้นย่อมหมายถึงการลงทุนที่เพิ่มขึ้นตามในการวางระบบ รวมถึงมีขั้นตอนในการเรียนรู้ระบบซับซ้อนมากยิ่งขึ้น
การนำ ERP เข้ามาใช้งานในโรงงาน จากการปรับ ERP เข้าสู่โรงงานนั้นจะเป็นขั้นตอนที่เรียกว่า การติดตั้ง (Implementation ) ซึ่งทุกฝ่ายในโรงงานจะได้รับการอบรมการใช้งานทั้งในส่วนของแผนกที่รับผิดชอบ และส่วนกลาง ซึ่งขั้นตอนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของระบบโดยตรง หากใช้งานไม่ถูกต้องแล้วอาจสร้างปัญหาร้ายแรง หรือก่อให้เกิดความผิดพลาดในการทำงานได้ อย่างไรก็ตาม การ Implement ระบบ ERP ไม่ได้จบลงแค่การติดตั้ง ERP เพียงอย่างเดียวเท่านั้น บริษัทยังจำเป็นต้องตระหนักว่า ERP เป็นระบบที่ต้องการการปรับเปลี่ยนอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งอาจรวมถึงการกระทบกระเทือนต่อการเปลี่ยนแปลงแนวนโยบายหรือวัฒนธรรมขององค์กร บ่อยครั้งที่ผู้ใช้งานจะพบว่าระบบ ERP ที่ Implement ไปนั้นไม่ตอบสนองความต้องการในการทำงานได้ เช่น ไม่สามารถติดตามข้อมูลการผลิตหรือการจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างถูกต้อง การนำระบบ ERP เข้ามา Implement จำเป็นอย่างยิ่งที่องค์กรจะต้องชี้ชัดว่าวิธีการดำเนินการในโรงงานนั้นจะลงตัวกับระบบ ERP มาตรฐานหรือไม่ ก่อนจะการ Implement จะเริ่มขึ้น สาเหตุหลักที่ทำให้องค์กรหลายๆ แห่งต้องล้มเลิก โปรเจ็กต์ ERP มูลค่าหลายล้านกลางครันนั้นมักจะมาจาก การค้นพบว่าซอฟต์แวร์นั้นไม่ได้รองรับกระบวนการที่สำคัญของบริษัท และเมื่อเหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น จะมีสองอย่างที่สามารถทำได้ นั่นคือ เปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานของธุรกิจให้สอดคล้องกับซอฟต์แวร์ ซึ่งจะส่งผลให้มีการเปลี่ยนแปลงระดับลึกในการดำเนินการต่างๆ กระเทือนต่อความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงาน หรือจะดัดแปลงแก้ไขซอฟต์แวร์ให้สอดคล้องกับกระบวนงาน ซึ่งจะทำให้การปรับระบบใช้งานจริงดำเนินไปอย่างเชื่องช้า การย้ายไปสู่ ERP เป็นโครงการที่มีขอบเขตหลายเรื่องมาก และตัวเลขค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจะทำให้ผู้บริหารส่วนใหญ่ต้องคิดหนัก นอกจากการวางงบประมาณสำหรับค่าใช้จ่ายในส่วนของซอฟต์แวร์แล้ว ผู้บริหารทางการเงินต้องเตรียมงบประมาณให้ครอบคลุมค่าที่ปรึกษา กระบวนการทำงานใหม่ และการทดสอบความเข้ากันได้กับระบบอื่นๆ การประเมินค่าใช้จ่ายต่ำกว่าความเป็นจริงอาจนำไปสู่ปัญหาร้ายแรงในภายหลังได้
ความคุ้มค่าในการลงทุนกับ ERP องค์กรทุกแห่งที่เข้าสู่ระบบ ERP จะพบกับตัวแปรหลายอย่างประกอบด้วยโครงสร้างพื้นฐานทางฮาร์ดแวร์และเครือข่ายที่มี จำนวนแผนกและผู้ใช้งานในองค์กร ฟังก์ชันการทำงานที่เฉพาะเจาะจง และปริมาณของกระบวนการทำงานที่ต้องออกแบบใหม่ จึงไม่มีระดับค่าใช้จ่ายมาตรฐานใดๆ สำหรับการ Implement ระบบ ERP โปรเจ็กต์ หนึ่งๆ อย่างไรก็ตาม ผลตอบแทนที่ได้รับกลับมานั้นคุ้มค่ากับการรอคอย และโดยเฉลี่ยแล้วบริษัทจะใช้เวลาแปดเดือนหลังจากที่ระบบใหม่เริ่มทำงาน องค์กรจึงจะเห็นประโยชน์จากการประหยัดค่าใช้จ่ายรายปี
ระบบ ERP มีความซับซ้อนในตัวสูง และก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างมากมายในโรงงาน เกี่ยวพันทุกฝ่ายในโรงงาน จนเกินกว่าที่จะเป็นงานของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ความคาดหวังในการเข้ามาแก้ปัญหา ทั้งในส่วนงานคลังสินค้าและส่วนงานอื่นๆ จะต้องมาจากวิสัยทัศน์ของผู้บริหารที่เลือกระบบ ERP ที่เหมาะสม และบุคลากรที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่เช่นนั้นแล้วอาจเป็นการลงทุนที่สูญเปล่าหรือไม่คุ้มค่าต่อการลงทุน
ส่วนงาน (Functional Areas) ที่สำคัญ โดยทั่วไปส่วนงานของการดำเนินงานขององค์กรไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก จะประกอบด้วย 4 ส่วนงาน (Functional Areas) ที่สำคัญคือ
1. งานตลาดและขาย (Marketing and Sales) ประกอบด้วย การตลาด การรับคำสั่งซื้อ การสนับสนุนลูกค้า การพยากรณ์ยอดขาย และโฆษณา
2. งานผลิตและบริหารวัตถุ (Production and Materials Management) ประกอบด้วย การจัดซื้อ รับวัตถุดิบ ขนส่ง จัดลำดับกระบวนการผลิต ผลิต และบำรุงรักษาโรงงาน
3. งานบัญชีและการเงิน (Accounting and Finance) ประกอบด้วย บัญชีการเงิน จัดสรรและควบคุมต้นทุน วางแผนและจัดทำงบประมาณ และบริหารกระแสเงินสด
4. งานทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource) ประกอบด้วย การรับสมัครและว่าจ้าง อบรม จ่ายเงินเดือนและจ่ายผลตอบแทน
ความหมายของกระบวนการทางธุรกิจ คือ กลุ่มของกิจกรรมต่างๆ (Activities) ที่อาจจะมีเพียงหนึ่งเดียวหรือมากว่าถูกนำเข้าไปสู่กระบวนการที่ก่อให้เกิดมูลค่า ในกระบวนการจะประกอบด้วยหลายๆ กิจกรรม จนได้ผลลัพธ์ออกมา แต่รูปแบบกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process Model) จะหมายถึง กลุ่มกิจกรรมต่างๆ ที่ถูกดำเนินการอย่างเป็นระบบเพื่อบรรลุถึงเป้าหมาย รูปแบบกระบวนการทางธุรกิจประกอบด้วย 3 ส่วนคือ ส่วนสิ่งแวดล้อม (Environment) ประกอบด้วย ผู้จัดส่งวัตถุดิบ ผู้ใช้งาน ลูกค้า และเจ้าของธุรกิจ ส่วนกิจกรรม (Activities) ประกอบด้วย บุคลากร เครื่องมือ และขั้นตอนวิธีการ และส่วนการไหลของวัตถุ (Materials Flow) ประกอบด้วย ชื่อวัตถุดิบ ผู้จัดส่งวัตถุดิบ ผู้ใช้งาน วงจร ความพยายาม ขนส่ง การมีสิทธิ และการปฏิบัติงาน ส่วนงานที่กล่าวข้างต้นจะต้องเกี่ยวข้องกับกระบวนการต่าง ๆ เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้า งานขายจะเป็นด่านแรกในการรับคำสั่งซื้อดังกล่าว จากนั้นงานบัญชีการเงินจะต้องทำการออกใบวางบิลและเรียกเก็บเงิน โดยจะต้องไปตรวจสอบที่งานผลิตว่ามีสินค้าที่จะผลิตให้ลูกค้าทันหรือไม่ หรือตรวจสอบที่คลังสินค้าว่าสามารถจัดส่งสินค้าได้หรือไม่ หรือกระบวนการจัดซื้อวัตถุดิบ (Material Order) เริ่มจากงานผลิตตรวจสอบแล้วว่าวัตถุดิบไม่เพียงพอต่อการผลิตสินค้า แจ้งไปยังงานจัดซื้อเพื่อจัดซื้อวัตถุดิบเข้ามาผ่านการจัดส่งจากผู้จัดส่งวัตถุดิบ จนงานบัญชีการเงินทำเรื่องจ่ายเงินค่าวัตถุดิบ เป็นต้น จากตัวอย่างของกระบวนการดังกล่าวเป็นลักษณะของการทำงานข้ามระหว่างส่วนงาน (Cut Across Functional Lines) หรืออาจจะเรียกว่า BPR (Business Process Reengineering) ซึ่งหมายถึง การรื้อปรับกระบวนการทางธุรกิจอย่างฉับพลันโดยทำให้เกิดการทำงานเป็นทีมที่ข้ามสายงานกัน ซึ่งกระบวนการทางธุรกิจจะต้องเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลที่สำคัญด้วย การเชื่อมโยงกระบวนการ (Integrated Processes) เข้าด้วยกัน เพื่อสนับสนุนกระบวนการข้ามสายงาน กระบวนการหนึ่งจะต้องเกี่ยวข้องกับส่วนงานมากกว่าหนึ่ง เช่น การเพิ่มลูกค้า จะต้องเกี่ยวข้องกับงานขาย งานการให้เครดิต และงานบัญชีการเงิน เป็นต้น
ดังนั้น ERP จึงเป็นการเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจ โดยที่จะต้องมีข้อมูลมาจากฐานข้อมูลเดียวกัน มีการกระบวนการมาตรฐานร่วมกัน และสนับสนุนการทำงานข้ามสายงานกัน ประโยชน์ของ ERP ที่สามารถวัดได้คือ ลดสินค้าคงคลัง ลดบุคลากร เพิ่มผลิตภาพ ปรับปรุงกระบวนการรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ปิดงบได้เร็วขึ้น ลดต้นทุนทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ลดต้นทุนการจัดซื้อ ปรับปรุงการบริหารกระแสเงินสด เพิ่มรายได้และกำไร ลดต้นทุนการขนส่ง ลดการบำรุงรักษา และปรับปรุงการส่งสินค้าให้ตรงเวลา ส่วนประโยชน์ที่วัดไม่ได้คือ เพิ่มการเข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้ ปรับปรุงการให้บริการลูกค้า การลดลงของต้นทุนอื่นๆ ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่างๆ เพิ่มความสะดวกคล่องตัว และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เป็นต้น แต่ข้อจำกัดของ ERP จะเป็นเรื่องค่าโปรแกรม ERP ที่จะมีราคาค่อนข้างสูงมาก รวมถึงค่าที่ปรึกษา (Consultant) สำหรับการติดตั้งโปรแกรม (Implementation) ด้วย
ปัจจุบันโปรแกรม ERP ที่มีผู้ใช้กันแบ่งได้ตามขนาดขององค์กรคือ องค์กรขนาดใหญ่ จะใช้โปรแกรม SAP, Oracle Application องค์กรระดับกลาง จะใช้โปรแกรม Navision, PeopleSoft, MySAPม โปรแกรม ERP ภายในประเทศ และองค์กระดับเล็ก จะใช้โปรแกรม JDE หรือโปรแกรม ERP ภายในประเทศ การที่แต่ละองค์กรจะเลือกใช้โปรแกรม ERP ไหนนั้นควรจะคำนึงถึงในเรื่องของความเหมาะสมของโปรแกรมว่ารองรับกับการทำงานได้มากน้อยขนาดไหน องค์กรจะต้องปรับตัวเข้ากับการทำงานของโปรแกรมหรือไม่ และองค์กรสามารถจ่ายค่าโปรแกรมและค่าที่ปรึกษาได้หรือไม่
1. งานตลาดและขาย (Marketing and Sales) ประกอบด้วย การตลาด การรับคำสั่งซื้อ การสนับสนุนลูกค้า การพยากรณ์ยอดขาย และโฆษณา
2. งานผลิตและบริหารวัตถุ (Production and Materials Management) ประกอบด้วย การจัดซื้อ รับวัตถุดิบ ขนส่ง จัดลำดับกระบวนการผลิต ผลิต และบำรุงรักษาโรงงาน
3. งานบัญชีและการเงิน (Accounting and Finance) ประกอบด้วย บัญชีการเงิน จัดสรรและควบคุมต้นทุน วางแผนและจัดทำงบประมาณ และบริหารกระแสเงินสด
4. งานทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource) ประกอบด้วย การรับสมัครและว่าจ้าง อบรม จ่ายเงินเดือนและจ่ายผลตอบแทน
ความหมายของกระบวนการทางธุรกิจ คือ กลุ่มของกิจกรรมต่างๆ (Activities) ที่อาจจะมีเพียงหนึ่งเดียวหรือมากว่าถูกนำเข้าไปสู่กระบวนการที่ก่อให้เกิดมูลค่า ในกระบวนการจะประกอบด้วยหลายๆ กิจกรรม จนได้ผลลัพธ์ออกมา แต่รูปแบบกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process Model) จะหมายถึง กลุ่มกิจกรรมต่างๆ ที่ถูกดำเนินการอย่างเป็นระบบเพื่อบรรลุถึงเป้าหมาย รูปแบบกระบวนการทางธุรกิจประกอบด้วย 3 ส่วนคือ ส่วนสิ่งแวดล้อม (Environment) ประกอบด้วย ผู้จัดส่งวัตถุดิบ ผู้ใช้งาน ลูกค้า และเจ้าของธุรกิจ ส่วนกิจกรรม (Activities) ประกอบด้วย บุคลากร เครื่องมือ และขั้นตอนวิธีการ และส่วนการไหลของวัตถุ (Materials Flow) ประกอบด้วย ชื่อวัตถุดิบ ผู้จัดส่งวัตถุดิบ ผู้ใช้งาน วงจร ความพยายาม ขนส่ง การมีสิทธิ และการปฏิบัติงาน ส่วนงานที่กล่าวข้างต้นจะต้องเกี่ยวข้องกับกระบวนการต่าง ๆ เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้า งานขายจะเป็นด่านแรกในการรับคำสั่งซื้อดังกล่าว จากนั้นงานบัญชีการเงินจะต้องทำการออกใบวางบิลและเรียกเก็บเงิน โดยจะต้องไปตรวจสอบที่งานผลิตว่ามีสินค้าที่จะผลิตให้ลูกค้าทันหรือไม่ หรือตรวจสอบที่คลังสินค้าว่าสามารถจัดส่งสินค้าได้หรือไม่ หรือกระบวนการจัดซื้อวัตถุดิบ (Material Order) เริ่มจากงานผลิตตรวจสอบแล้วว่าวัตถุดิบไม่เพียงพอต่อการผลิตสินค้า แจ้งไปยังงานจัดซื้อเพื่อจัดซื้อวัตถุดิบเข้ามาผ่านการจัดส่งจากผู้จัดส่งวัตถุดิบ จนงานบัญชีการเงินทำเรื่องจ่ายเงินค่าวัตถุดิบ เป็นต้น จากตัวอย่างของกระบวนการดังกล่าวเป็นลักษณะของการทำงานข้ามระหว่างส่วนงาน (Cut Across Functional Lines) หรืออาจจะเรียกว่า BPR (Business Process Reengineering) ซึ่งหมายถึง การรื้อปรับกระบวนการทางธุรกิจอย่างฉับพลันโดยทำให้เกิดการทำงานเป็นทีมที่ข้ามสายงานกัน ซึ่งกระบวนการทางธุรกิจจะต้องเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลที่สำคัญด้วย การเชื่อมโยงกระบวนการ (Integrated Processes) เข้าด้วยกัน เพื่อสนับสนุนกระบวนการข้ามสายงาน กระบวนการหนึ่งจะต้องเกี่ยวข้องกับส่วนงานมากกว่าหนึ่ง เช่น การเพิ่มลูกค้า จะต้องเกี่ยวข้องกับงานขาย งานการให้เครดิต และงานบัญชีการเงิน เป็นต้น
ดังนั้น ERP จึงเป็นการเชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจ โดยที่จะต้องมีข้อมูลมาจากฐานข้อมูลเดียวกัน มีการกระบวนการมาตรฐานร่วมกัน และสนับสนุนการทำงานข้ามสายงานกัน ประโยชน์ของ ERP ที่สามารถวัดได้คือ ลดสินค้าคงคลัง ลดบุคลากร เพิ่มผลิตภาพ ปรับปรุงกระบวนการรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ปิดงบได้เร็วขึ้น ลดต้นทุนทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ลดต้นทุนการจัดซื้อ ปรับปรุงการบริหารกระแสเงินสด เพิ่มรายได้และกำไร ลดต้นทุนการขนส่ง ลดการบำรุงรักษา และปรับปรุงการส่งสินค้าให้ตรงเวลา ส่วนประโยชน์ที่วัดไม่ได้คือ เพิ่มการเข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้ ปรับปรุงการให้บริการลูกค้า การลดลงของต้นทุนอื่นๆ ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่างๆ เพิ่มความสะดวกคล่องตัว และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เป็นต้น แต่ข้อจำกัดของ ERP จะเป็นเรื่องค่าโปรแกรม ERP ที่จะมีราคาค่อนข้างสูงมาก รวมถึงค่าที่ปรึกษา (Consultant) สำหรับการติดตั้งโปรแกรม (Implementation) ด้วย
ปัจจุบันโปรแกรม ERP ที่มีผู้ใช้กันแบ่งได้ตามขนาดขององค์กรคือ องค์กรขนาดใหญ่ จะใช้โปรแกรม SAP, Oracle Application องค์กรระดับกลาง จะใช้โปรแกรม Navision, PeopleSoft, MySAPม โปรแกรม ERP ภายในประเทศ และองค์กระดับเล็ก จะใช้โปรแกรม JDE หรือโปรแกรม ERP ภายในประเทศ การที่แต่ละองค์กรจะเลือกใช้โปรแกรม ERP ไหนนั้นควรจะคำนึงถึงในเรื่องของความเหมาะสมของโปรแกรมว่ารองรับกับการทำงานได้มากน้อยขนาดไหน องค์กรจะต้องปรับตัวเข้ากับการทำงานของโปรแกรมหรือไม่ และองค์กรสามารถจ่ายค่าโปรแกรมและค่าที่ปรึกษาได้หรือไม่
ERP กับธุรกิจ ERP จะให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทางธุรกิจ ด้วย ERP เมื่อตัวแทนบริการลูกค้ารับคำสั่งซื้อจากลูกค้า เขาจะมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต่อการเติมคำสั่งซื้อให้สมบูรณ์ เช่น ประวัติการสั่งซื้อและอัตราเครดิตของลูกค้า ระดับสต็อกสินค้าของบริษัท และตารางเวลาขนส่งสินค้า เมื่อแผนกหนึ่งเสร็จงานกับคำสั่งซื้อนั้นแล้ว คำสั่งซื้อนั้นก็จะเดินทางอัตโนมัติผ่านระบบ ERP ไปยังแผนกถัดไป การค้นหาว่าคำสั่งซื้อดังกล่าวอยู่ที่ใดในขณะใดขณะหนึ่ง พวกเขาก็เพียงแต่ล็อกอินเข้าสู่ระบบ ERP และติดตามข้อมูลที่อยากรู้ ด้วยการทำงานลักษณะนี้ ลูกค้าจะได้รับสินค้าที่สั่งซื้อเร็วกว่า และมีข้อผิดพลาดน้อยกว่าที่เคยเป็นมา อย่างไรก็ตาม การImplementระบบ ERP ไม่ได้จบลงแค่การติดตั้งโซลูชั่น ERP เพียงอย่างเดียวเท่านั้น องค์กรธุรกิจจำเป็นต้องตระหนักว่า ERP เป็นระบบที่ต้องการการปรับเปลี่ยนอย่างสม่ำเสมอ และเดินทางผ่านขั้นตอนการพัฒนาที่แตกต่างกัน ถ้าคุณเป็นองค์กรหนึ่งที่ตัดสินใจก้าวสู่โลกของ ERP แล้ว คุณต้องทำการตัดสินใจอย่างหนักเกี่ยวกับโครงสร้างขององค์กร กระบวนการทำงาน ข้อมูล และโครงสร้างข้อมูล การรักษาความปลอดภัย และการฝึกอบรม เพราะจะมีการเปลี่ยนแปลงหลักๆ เกิดขึ้นมากมาย อาทิเช่น การตั้งค่ามาตรฐานใหม่ การยกเลิกระบบเลกาซีรุ่นเก่า และที่สำคัญคือการเปลี่ยนแปลงแนวปฏิบัติใหม่ในโพลิซีหรือวัฒนธรรมขององค์กร บ่อยครั้งที่ผู้ใช้งานจะพบว่าระบบ ERP ที่ Implementไปนั้นไม่ตอบสนองความต้องการในการทำงานของเขา เช่น ไม่สามารถติดตามข้อมูลการผลิตได้อย่างถูกต้อง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น